Ausfüllhilfe für Spesen und Auslagen

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In der MA-DB können ab sofort Spesen- und Auslagenrapporte direkt online erstellt werden. Dazu kann folgendermassen vorgegangen werden:

1. Login unter https://spesen.iwi.unisg.ch und https://expenses.iwi.unisg.ch mit dem HSG Benutzernamen und Passwort
2. Die Hinweise aufmerksam durchlesen
3. Auf den Button „+ Neuen Rapport erstellen“ klicken
4. Im Formular Start- und Enddatum sowie die entsprechende Kostenstelle für den Rapport auswählen (Standardmässig ist hier die Stammkostenstelle gewählt)
5. Projekt, Aktivität und Ort angeben
6. Für „Beleg 1“ die entsprechende Spesen- oder Auslagenart (Privatwagen, Mietwagen, Flug, etc.) und das Datum auswählen
7. Alle mit * gekennzeichneten Felder ausfüllen
8. Um weitere Belege hinzuzufügen, auf „Beleg hinzufügen“ klicken und analog zu Punkt 6 vorgehen

Hinweis: Die Schritte 6-8 können solange wiederholt werden, bis alle Belege erfasst wurden. Der Rapport kann durch einen Klick auf den Button „Erstellen“ (bzw. „Speichern“) jederzeit gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt abgeschlossen werden.

9. Sobald alle Belege erfasst wurden und der Rapport abgeschlossen werden soll, auf den Button „Abschliessen und Exportieren“ klicken um den Prozess abzuschliessen.
10. Die Meldung aufmerksam durchlesen und bestätigen
11. Das generierte PDF auf Richtigkeit prüfen und anschliessend ausdrucken
12. Das ausgedruckte Formular Unterschreiben
13. Alle Belege im Original an das ausgedruckte Formular anheften
14. Das Formular inkl. aller Belege beim zuständigen KS-Verantwortlichen (in der Regel Ihr Vorgesetzter) einreichen
15. Fertig.

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